A legtöbb onboarding program nem a tartalmon bukik el. A kézikönyv megvan, a prezentáció megvan, az ellenőrzőlista megvan. A kivitelezésen csúsznak el: egyetlen hosszú tájékoztató alkalmon, amit senki nem tud visszatekerni; egy vezetőn, aki ebben a negyedévben már kilencedszer magyarázza el a költségtérítési szabályzatot; és egy eszköz-bemutatón, ami már két kiadással ezelőtt elavult. Az alábbi 5 eredmény azt mutatja meg, mi változik, amikor az onboardingot naptári esemény helyett rövid videók sorozataként készítitek el.
Pontosan tudd, mely onboarding videókat érdemes elkészíteni
A kérés általában egyetlen sor egy tervezési dokumentumban: „vegyünk fel egy onboarding videót”. Ami végül elkészül, az egy darab 40 perces eligazítás, egyszer felvéve egy tárgyalóban, az elején egy szervezeti ábrával. Az új belépők valahol a közepe táján lemorzsolódnak. Senki nem találja meg benne a költségelszámolásról szóló részt, a benne elrejtett eszközdemó pedig a második negyedévre már biztosan pontatlan.
Egy sorozat viszont megválaszolja azt, amire egyetlen felvétel sosem lenne képes. Egy rövid köszöntő az állást felvevő vezetőtől; egy cégtörténet, ami elmagyarázza, hogyan termel valójában pénzt a vállalkozás; egy szerepkör-áttekintés arról, miről szól az első hónap; eszközönként egy rendszerek- és IT-beállítási klip; a szabályzatok alapjai videónként egy témára bontva; egy első heti ellenőrzőlista; rövid bemutatkozások a csapatról és a vezetőről; valamint egy 30/60/90 napos check-in, ami akkor érkezik, amikor esedékes. Mindegyik 2–5 perces, egy kérdésre válaszol, és olyan anyagokból készül, amelyekkel a HR már most is rendelkezik.
Ne magyarázd el újra és újra ugyanazt az első hetet
Kérdezz meg bármelyik HR-generalistát, hogyan néz ki egy hete egy felvételi hónapban, és a válasz egy végtelen kör: hogyan kérsz hozzáférést a laptophoz, hol van a költségelszámolási űrlap, melyik csatornán kell a bérszámfejtésről érdeklődni, mi történik az első pénteken. A vezetők ugyanezt futják le egy szinttel lejjebb. Az információ valahol le van írva, de az első héten az emberek nem kézikönyvért nyúlnak — inkább megkérdeznek valakit.
Ha mindegyik kérdésből külön rövid modult csináltok, a válasz oda kerül, ahol az új belépő amúgy is van. A rendszerekről szóló klip megmutatja a tényleges bejelentkezési útvonalat; a szabályzatmodul egyetlen szabályt vesz végig, és meg is áll; az első heti ellenőrzőlista pedig elmondja, hogyan néz ki a péntek. A HR-nél marad az a beszélgetés, ami tényleg embert igényel — az elvárások a szerepkörben, a csapatdinamika, a kellemetlen kérdések — az ismételhető részt pedig átadjátok egy linknek, amit az új belépő akár éjfélkor is meg tud nyitni.
Legyen egy ismerős „vezetőd” az egész sorozaton át
Az onboarding anyag gyakran abból áll össze, akinek épp volt rá ideje. A köszöntő egy telefonos felvétel, a rendszerek bemutatása egy képernyőfelvétel más narrátorral, a juttatások magyarázatát pedig két átszervezéssel ezelőtt készítette valaki, aki azóta már elment. Az új belépőnek így minden modul olyan, mintha egy másik cégtől jött volna — a nyilvánvaló narrátor nélküli részek pedig sokszor el sem készülnek.
Ehelyett fusson végig az egész sorozaton egy jóváhagyott prezentátor és egy engedélyezett Hang. Ugyanaz a „vezető” nyitja a köszöntőt, végigvezeti a szerepkört, elmagyarázza az eszközök beállítását, majd visszatér a 30 napos check-innél is — így a következő negyedévben hozzáadott modul is úgy néz ki, mintha mindig is a csomag része lett volna. Ha a köszöntőhöz tényleg egy vezető hangja a legjobb, írásos engedéllyel használható, és soronként felülvizsgálható, mielőtt bármi kimegy.
Töltsd ki az ajánlat és az első nap közötti heteket
Az ajánlatot gyakran egy hónappal a kezdés előtt írják alá, a köztes hetek pedig csendben telnek — legfeljebb egy e-mail jön arról, mikor kell megjelenni. Az új belépő hétfőn úgy érkezik, hogy az IT még nem fejezte be a laptop előkészítését, a belépőkártya sincs kész, és a 10 órás csapatmeeting tele van projekt-kódnevekkel és belső mozaikszavakkal, amiket senki nem áll meg elmagyarázni. Az első délelőtt elmegy a logisztikára.
Mivel minden modul egy fájl, nem pedig időponthoz kötött alkalom, a csomag egy része már az ajánlati papírokkal együtt „utazhat”: kikkel fog találkozni az új belépő, hogyan működik az üzlet, mit érdemes hozni, és mely fiókokat hozza létre az IT, illetve melyeket kell saját magának igényelnie. Ha a beállítási lépések változnak, csak azt az egy modult generáljátok újra. Az első délelőtt így nem tények „letöltése”, hanem bemutatkozás és valódi munka.
Onboardolj egy embert ugyanúgy, mint egy teljes csoportot
Az élő orientáció egy tárgyalóra van kitalálva. Amikor egyszerre 6–8 ember kezd, jól működik: beugrik egy vezető, valaki végigvezeti a juttatási portált, a kérdések azonnal választ kapnak. Amikor viszont egy ember egy „köztes” héten kezd, a HR ránéz a naptárra, úgy dönt, hogy egy teljes alkalom egyetlen főre nem védhető, és inkább elküld egy mappányi linket. Ennek az új belépőnek az első hete így a rövidített verzió.
Egy elkészített videócsomag kiveszi a matekot. Ugyanazok a modulok mennek a ugyanazon a héten kezdő 8 embernek is, és annak az egy embernek is, aki 6 héttel később csatlakozik — bármelyik órában, amikor megnyitják őket — úgy, hogy nincs mit időzíteni, és nincs „minimum létszám”, amit igazolni kellene. A cikluson kívüli belépések nem időzítési problémák többé, és egy vezető negyedév közben is be tud hozni valakit anélkül, hogy a HR-től „egy főre” kellene programot kérnie. A jóváhagyott modulok szinkronizált kiadásaira ugyanez a szabály érvényes.
A felhasználók imádják a VisionStory-t
Tudd meg, miért bíznak a tartalomkészítők és marketingesek a VisionStory-ban AI videós igényeikhez. Az erőteljes funkcióktól a könnyed felhasználói élményig közösségünk nem győzi dicsérni az elért eredményeket.