Τα περισσότερα προγράμματα onboarding δεν αποτυγχάνουν στο περιεχόμενο. Το εγχειρίδιο υπάρχει, οι διαφάνειες υπάρχουν, η λίστα ελέγχου υπάρχει. Αποτυγχάνουν στην παράδοση: μία μεγάλη συνεδρία προσανατολισμού που κανείς δεν μπορεί να κάνει rewind, ένας manager που εξηγεί την πολιτική εξόδων για ένατη φορά αυτό το τρίμηνο και ένα walkthrough εργαλείου που έχει ξεπεραστεί εδώ και δύο releases. Τα πέντε αποτελέσματα παρακάτω περιγράφουν τι αλλάζει όταν το onboarding παράγεται ως ένα σετ από σύντομα βίντεο αντί για ένα γεγονός στο ημερολόγιο.
Ξέρετε ακριβώς ποια βίντεο onboarding να φτιάξετε
Το αίτημα συνήθως έρχεται ως μία γραμμή σε ένα planning doc: «γράψτε ένα βίντεο onboarding». Αυτό που τελικά γράφεται είναι ένας μόνο προσανατολισμός 40 λεπτών, γυρισμένος μία φορά σε μια αίθουσα συσκέψεων, που ξεκινά με μια εικόνα του οργανογράμματος. Οι νέες προσλήψεις σταματούν κάπου στη μέση. Κανείς δεν βρίσκει το κομμάτι για τις δηλώσεις εξόδων και, μέχρι το δεύτερο τρίμηνο, το demo του εργαλείου που είναι θαμμένο εκεί μέσα είναι ήδη λάθος.
Ένα σετ απαντά στο ερώτημα που μια μεμονωμένη ηχογράφηση δεν θα μπορούσε ποτέ. Ένα σύντομο μήνυμα καλωσορίσματος από τον hiring manager· η ιστορία της εταιρείας που εξηγεί πώς πραγματικά βγάζει χρήματα η επιχείρηση· ένα walkthrough ρόλου για το τι περιλαμβάνει ο πρώτος μήνας· ένα κλιπ ρύθμισης συστημάτων και IT ανά εργαλείο· τα βασικά των πολιτικών, χωρισμένα σε ένα θέμα ανά βίντεο· μια λίστα ελέγχου για την πρώτη εβδομάδα· σύντομες συστάσεις από την ομάδα και τον manager· και ένα check-in 30/60/90 που έρχεται όταν πρέπει. Κάθε βίντεο διαρκεί 2 έως 5 λεπτά, απαντά σε μία ερώτηση και φτιάχνεται από υλικό που το HR ήδη διαθέτει.
Σταματήστε να εξηγείτε την ίδια πρώτη εβδομάδα ξανά και ξανά
Ρωτήστε οποιονδήποτε HR generalist πώς είναι η εβδομάδα του σε έναν μήνα προσλήψεων και η απάντηση είναι ένας κύκλος: πώς να ζητήσουν πρόσβαση στο laptop, πού βρίσκεται η φόρμα εξόδων, σε ποιο κανάλι να ρωτήσουν για τη μισθοδοσία, τι γίνεται την πρώτη Παρασκευή. Οι managers κάνουν τον ίδιο κύκλο ένα επίπεδο πιο κάτω. Οι πληροφορίες είναι γραμμένες κάπου, αλλά την πρώτη εβδομάδα οι άνθρωποι δεν «πιάνουν» το εγχειρίδιο — ρωτούν ένα άτομο.
Μετατρέποντας καθεμία από αυτές τις ερωτήσεις στο δικό της σύντομο module, μεταφέρετε την απάντηση εκεί όπου ήδη βρίσκεται ο νέος εργαζόμενος. Το κλιπ συστημάτων δείχνει την πραγματική διαδρομή σύνδεσης· το module πολιτικών καλύπτει έναν κανόνα και τελειώνει· η λίστα ελέγχου της πρώτης εβδομάδας λέει πώς είναι η Παρασκευή. Το HR κρατά τη συζήτηση που όντως χρειάζεται άνθρωπο — προσδοκίες ρόλου, σχέσεις ομάδας, τις άβολες ερωτήσεις — και δίνει το επαναλήψιμο κομμάτι σε ένα link που ο νέος εργαζόμενος μπορεί να ανοίξει τα μεσάνυχτα.
Κρατήστε έναν γνώριμο οδηγό σε όλη τη σειρά
Το περιεχόμενο onboarding συσσωρεύεται από όποιον είχε χρόνο. Το κλιπ καλωσορίσματος είναι μια ηχογράφηση από κινητό, το walkthrough συστημάτων είναι screen capture με άλλον αφηγητή και η παρουσίαση των παροχών φτιάχτηκε πριν από δύο αναδιοργανώσεις από κάποιον που έχει ήδη φύγει. Για έναν νέο εργαζόμενο, κάθε module μοιάζει σαν να προέρχεται από άλλη εταιρεία — και τα modules που δεν έχουν έναν ξεκάθαρο αφηγητή απλώς δεν φτιάχνονται ποτέ.
Αντί γι’ αυτό, ένας εγκεκριμένος παρουσιαστής και μία εξουσιοδοτημένη Φωνή «διατρέχουν» όλη τη σειρά. Ο ίδιος οδηγός ανοίγει το μήνυμα καλωσορίσματος, περνά από τον ρόλο, εξηγεί το setup των εργαλείων και επιστρέφει στο check-in των 30 ημερών, ώστε ένα module που προστίθεται το επόμενο τρίμηνο να δείχνει ότι ανήκει στο σετ. Όταν η φωνή ενός ηγέτη είναι πραγματικά η σωστή για το καλωσόρισμα, μπορεί να χρησιμοποιηθεί με γραπτή άδεια και να ελεγχθεί γραμμή-γραμμή πριν «φύγει» οτιδήποτε.
Γεμίστε τις εβδομάδες ανάμεσα στην προσφορά και την πρώτη μέρα
Μια προσφορά υπογράφεται έναν μήνα πριν από την ημερομηνία έναρξης και οι εβδομάδες ενδιάμεσα μένουν σιωπηλές, πέρα από ένα email που επιβεβαιώνει πότε να εμφανιστούν. Ο νέος εργαζόμενος φτάνει τη Δευτέρα και τον περιμένει ένα laptop που το IT δεν έχει ολοκληρώσει να κάνει provisioning, ένα badge που δεν είναι ακόμη έτοιμο και ένα meeting ομάδας στις 10:00 γεμάτο κωδικές ονομασίες έργων και εσωτερικά ακρωνύμια που κανείς δεν σταματά να εξηγήσει. Το πρώτο πρωινό χάνεται στα διαδικαστικά.
Επειδή κάθε module είναι αρχείο και όχι προγραμματισμένη συνεδρία, μέρος του σετ μπορεί να «ταξιδέψει» μαζί με τα έγγραφα της προσφοράς: ποιον θα γνωρίσει ο νέος εργαζόμενος, πώς λειτουργεί η επιχείρηση, τι να φέρει και ποιοι λογαριασμοί δημιουργούνται από το IT έναντι αυτών που ζητά ο ίδιος. Αν αλλάξουν τα βήματα setup, αναδημιουργείται μόνο εκείνο το module. Το πρώτο πρωινό παύει να είναι ένα «κατέβασμα» πληροφοριών και ξεκινά με συστάσεις και πραγματική δουλειά.
Κάντε onboarding σε ένα άτομο όπως και σε ολόκληρη ομάδα
Ο ζωντανός προσανατολισμός είναι στημένος γύρω από μια αίθουσα. Όταν ξεκινούν μαζί 6 ή 8 άτομα, η συνεδρία «δουλεύει»: περνά για λίγο ένα στέλεχος, κάποιος κάνει walkthrough την πύλη παροχών, οι ερωτήσεις απαντιούνται επιτόπου. Όταν ξεκινά ένα άτομο σε μια εβδομάδα εκτός κύκλου, το HR κοιτά το ημερολόγιο, αποφασίζει ότι μια πλήρης συνεδρία για έναν δεν «στέκει» και στέλνει αντί γι’ αυτό έναν φάκελο με links. Η πρώτη εβδομάδα αυτού του ατόμου είναι η συντομευμένη εκδοχή.
Ένα παραγόμενο σετ αφαιρεί τα «μαθηματικά». Τα ίδια modules λειτουργούν και για 8 άτομα που ξεκινούν την ίδια εβδομάδα και για το 1 άτομο που μπαίνει 6 εβδομάδες αργότερα, όποια ώρα κι αν τα ανοίξει, χωρίς συνεδρία να προγραμματιστεί και χωρίς ελάχιστη συμμετοχή για να δικαιολογηθεί. Οι εκκινήσεις εκτός κύκλου σταματούν να είναι πρόβλημα προγραμματισμού και ένας manager μπορεί να φέρει κάποιον στα μέσα του τριμήνου χωρίς να ζητά από το HR να «τρέξει» πρόγραμμα για έναν. Οι μεταγλωττισμένες εκδόσεις των εγκεκριμένων modules ακολουθούν τον ίδιο κανόνα.
Οι Χρήστες Αγαπούν το VisionStory
Ανακαλύψτε γιατί οι δημιουργοί περιεχομένου και οι marketers εμπιστεύονται το VisionStory για τις ανάγκες τους σε AI βίντεο. Από τις ισχυρές λειτουργίες μέχρι την άνετη εμπειρία χρήστη, η κοινότητά μας δεν σταματά να μιλάει με ενθουσιασμό για τα αποτελέσματα που πετυχαίνει με το VisionStory.