Λογισμικό Βίντεο Εκπαίδευσης για Ομάδες L&D: Τι μπαίνει και ποιος εγκρίνει

Ξεκινήστε από την εργασία, όχι από τη λίστα λειτουργιών. Τέσσερις διαφορετικοί τύποι προϊόντων πωλούνται ως «δημιουργός βίντεο εκπαίδευσης»: screen recorders που καταγράφουν ό,τι κάνετε στην οθόνη, editors που «δένουν» υλικό που έχει γυρίσει κάποιος, συνδρομητικοί κατάλογοι με έτοιμα μαθήματα γενικού περιεχομένου, και ροές εργασίας που χτίζουν ένα αφηγημένο module με παρουσιαστή από έγγραφα που ήδη διαθέτετε. Οι πρώτοι τρεις είναι λογικές επιλογές όταν το θέμα είναι γενικό ή όταν το υλικό υπάρχει ήδη. Η τέταρτη είναι αυτή που αξίζει πραγματικά όταν το θέμα δεν υπάρχει πουθενά αλλού πέρα από τους δικούς σας δίσκους και «παλιώνει» κάθε φορά που αλλάζει μια διαδικασία, ένα εργαλείο ή ένας κανόνας. Αφού ξεκαθαρίσετε την κατηγορία, ταξινομήστε με βάση την εργασία: το υλικό-πηγή, ο υπεύθυνος ελέγχου και ο ρυθμός ενημερώσεων διαφέρουν πολύ περισσότερο ανάμεσα στις πέντε ροές εργασίας παρακάτω απ’ ό,τι υπονοεί οποιαδήποτε σύγκριση λειτουργιών.

Τρία πράγματα τις ξεχωρίζουν: ποιος παρακολουθεί, ποιος πρέπει να εγκρίνει τη διατύπωση και αν αργότερα θα χρειαστεί απόδειξη ότι το βίντεο προβλήθηκε. Το Employee Learning and Development απευθύνεται σε ανθρώπους που ήδη κάνουν τη δουλειά, με έναν ειδικό του αντικειμένου να εγγυάται την ακρίβεια. Το Employee Onboarding απευθύνεται σε κάποιον στις πρώτες του εβδομάδες, με το HR να έχει την ευθύνη της αλληλουχίας. Το Compliance and Policy Training απευθύνεται σε όλους όσους αφορά ένας κανόνας, η ακριβής διατύπωση ανήκει στο νομικό τμήμα και η ολοκλήρωση πρέπει να μπορεί να αποδειχθεί εκ των υστέρων. Τα Technical and SOP Videos απευθύνονται σε όποιον εκτελεί μια διαδικασία και ο υπεύθυνος της διαδικασίας επιβεβαιώνει ότι το module αντιστοιχεί στην έκδοση που ισχύει. Το Internal Communications and Change απευθύνεται σε εργαζομένους που πρέπει να ακούσουν κάτι αυτή την εβδομάδα και δημοσιεύεται μόνο όταν τόσο ο κατονομαζόμενος ηγέτης όσο και ο υπεύθυνος επικοινωνίας του συμφωνήσουν ότι είναι έτοιμο. Όταν δύο μοιάζουν κοντά, ρωτήστε ποιος παρακολουθεί πριν ρωτήσετε περί τίνος πρόκειται, και αφήστε την ανάγκη για αποδεικτικά ολοκλήρωσης να αποφασίσει τα υπόλοιπα.

Όχι — και αυτή είναι η πιο συνηθισμένη παρερμηνεία αυτής της σελίδας. Ένα LMS είναι σύστημα καταγραφής (system of record): φιλοξενεί μαθήματα, αναθέτει cohorts, τρέχει αξιολογήσεις, υποστηρίζει SCORM και διατηρεί το ιστορικό ολοκλήρωσης που κάποια στιγμή θα ζητηθεί να παρουσιαστεί. Το VisionStory δεν κάνει τίποτα από αυτά. Βρίσκεται ένα βήμα νωρίτερα, στο σημείο που οι περισσότερες ομάδες σήμερα το λύνουν με ένα πρακτορείο, μια κάμερα ή με όποιον νιώθει λιγότερο άβολα μπροστά στο βίντεο, και επιστρέφει το ίδιο το βίντεο μαζί με τις γλωσσικές του εκδόσεις. Κρατήστε το LMS, το portal ή το intranet που ήδη χρησιμοποιείτε και αντιμετωπίστε αυτές τις 5 ροές εργασίας ως τη γραμμή παραγωγής που το τροφοδοτεί. Κάθε σελίδα σεναρίου αναφέρει το συγκεκριμένο σύστημα στο οποίο σταματά, ώστε το όριο να μην είναι ποτέ μια καθυστερημένη έκπληξη.

Τρία πράγματα. Κάθε ροή εργασίας ξεκινά από κάτι που ο οργανισμός σας έχει ήδη γράψει και εγκρίνει: ένα deck μαθήματος, μια σελίδα εγχειριδίου, ένα PDF πολιτικής, μια οδηγία εργασίας ή το memo ηγεσίας αυτής της εβδομάδας — άρα το πρώτο draft είναι δουλειά επιμέλειας και όχι συγγραφής. Κάθε ροή εργασίας καταλήγει στο να αποφασίζει ένα συγκεκριμένο άτομο, όχι ένα σύστημα, ότι το βίντεο είναι κατάλληλο για αποστολή. Και κάθε εγκεκριμένο master μπορεί να επανεκδοθεί σε 88 γλώσσες, με 1,000+ Φωνές για να επιλέξετε, ώστε η έκδοση που φτάνει σε εργαζόμενους που διαβάζουν άλλη γλώσσα να φέρει ακριβώς την ίδια έγκριση που φέρει και το master.

Τίποτα εδώ δεν χρειάζεται να παραχθεί σε πλατό. Τέσσερις από τις πέντε ροές δημιουργούν τον παρουσιαστή, την αφήγηση και τους υπότιτλους από γραπτό υλικό, άρα δεν υπάρχει συνεργείο για να προσλάβετε, ούτε στούντιο για να κλείσετε, ούτε μέρα που πρέπει να «δεσμεύσετε» στο ημερολόγιο κανενός. Τα Technical and SOP Videos είναι η σκόπιμη εξαίρεση: το screen capture ή το clip από τον χώρο εργασίας προέρχεται από τη δική σας ομάδα, αφού η πρόσβαση και το login που χρειάζονται για να το γράψετε ανήκουν σε εσάς και όχι σε έναν πάροχο. Η εσωτερική επικοινωνία μπορεί να επαναχρησιμοποιήσει το πρόσωπο και τη Φωνή ενός ηγέτη, ενώ το onboarding μπορεί να επαναχρησιμοποιήσει τη Φωνή ενός ηγέτη στο welcome module. Και τα δύο φτιάχνονται από μία ηχογράφηση που το άτομο έχει εξουσιοδοτήσει για εσωτερική χρήση, αντί για ξεχωριστή συνεδρία που κλείνεται για κάθε μήνυμα.