Hầu hết chương trình onboarding không “hỏng” vì nội dung. Sổ tay có sẵn, slide có sẵn, checklist có sẵn. Chúng “hỏng” ở cách triển khai: một buổi định hướng dài mà chẳng ai tua lại được, một quản lý phải giải thích chính sách chi phí đến lần thứ 9 trong quý này, và một video hướng dẫn công cụ đã lỗi thời từ 2 lần phát hành trước. 5 kết quả dưới đây mô tả những gì thay đổi khi onboarding được sản xuất thành một bộ video ngắn thay vì một sự kiện trên lịch.
Biết chính xác cần làm những video onboarding nào
Yêu cầu thường chỉ xuất hiện như một dòng trong tài liệu kế hoạch: quay một video onboarding. Và thứ được quay lại là một buổi định hướng 40 phút, ghi hình một lần trong phòng họp, mở đầu bằng hình sơ đồ tổ chức. Nhân viên mới dừng lại ở đâu đó giữa chừng. Không ai tìm được đoạn nói về quyết toán chi phí, và đến quý thứ 2 thì phần demo công cụ bị “chôn” bên trong đã sai mất rồi.
Một bộ video sẽ trả lời được những câu hỏi mà một bản ghi đơn lẻ không thể. Một lời chào mừng ngắn từ quản lý tuyển dụng; câu chuyện công ty giải thích doanh nghiệp thực sự kiếm tiền như thế nào; hướng dẫn theo vai trò về những việc trong tháng đầu; clip thiết lập hệ thống & IT cho từng công cụ; kiến thức chính sách cơ bản tách theo từng chủ đề (mỗi video một chủ đề); checklist tuần đầu; giới thiệu ngắn về đội nhóm và quản lý; và các mốc check-in 30/60/90 đến đúng lúc cần. Mỗi video dài 2–5 phút, trả lời 1 câu hỏi, và tận dụng chính những tài liệu HR đã có.
Ngừng phải giải thích “tuần đầu tiên” lặp đi lặp lại
Hỏi bất kỳ nhân sự tổng hợp nào xem một tuần của họ trông như thế nào trong tháng tuyển dụng, bạn sẽ nhận được một “vòng lặp”: xin quyền truy cập laptop ra sao, form chi phí nằm ở đâu, hỏi lương ở kênh nào, thứ Sáu đầu tiên sẽ diễn ra những gì. Quản lý cũng chạy đúng vòng lặp đó ở cấp đội nhóm. Thông tin có được ghi lại ở đâu đó, nhưng tuần đầu tiên thì chẳng ai mở sổ tay ra đọc — họ sẽ hỏi một người thật.
Biến mỗi câu hỏi thành một module ngắn riêng sẽ đưa câu trả lời đến đúng nơi nhân viên mới đang cần. Clip hệ thống hiển thị đúng đường dẫn đăng nhập; module chính sách chỉ nói 1 quy định rồi dừng; checklist tuần đầu cho biết thứ Sáu sẽ trông như thế nào. HR giữ lại những cuộc trao đổi thực sự cần con người: kỳ vọng theo vai trò, mối quan hệ trong đội, những câu hỏi “ngại”, và giao phần lặp lại cho một đường link mà nhân viên mới có thể mở lúc nửa đêm.
Giữ một người hướng dẫn quen thuộc xuyên suốt cả series
Nội dung onboarding thường được góp nhặt từ bất kỳ ai có thời gian. Clip chào mừng là bản quay bằng điện thoại, hướng dẫn hệ thống là quay màn hình với người thuyết minh khác, còn phần giải thích phúc lợi được làm từ 2 lần tái cấu trúc trước bởi một người đã rời đi. Với nhân viên mới, mỗi module như đến từ một công ty khác nhau, và những module không có người “đứng tên” rõ ràng thì thường… chẳng bao giờ được làm.
Thay vào đó, hãy dùng 1 người dẫn đã được duyệt và 1 Giọng nói đã được ủy quyền xuyên suốt cả series. Cùng một người hướng dẫn mở đầu lời chào mừng, đi qua vai trò công việc, giải thích thiết lập công cụ và quay lại ở mốc check-in 30 ngày — để module bổ sung vào quý sau vẫn trông “thuộc về” bộ này. Khi Giọng nói của lãnh đạo thực sự là lựa chọn phù hợp cho lời chào mừng, bạn có thể sử dụng với sự cho phép bằng văn bản và duyệt từng dòng trước khi phát hành.
Lấp đầy những tuần giữa lúc nhận offer và ngày đầu đi làm
Offer được ký trước ngày bắt đầu 1 tháng, và những tuần ở giữa gần như im lặng, ngoài một email xác nhận khi nào cần có mặt. Nhân viên mới đến vào thứ Hai với chiếc laptop mà IT chưa cấp phát xong, thẻ ra vào chưa sẵn sàng, và cuộc họp team lúc 10 giờ đầy tên mã dự án cùng các từ viết tắt nội bộ mà chẳng ai dừng lại để giải thích. Buổi sáng đầu tiên trôi vào các việc hậu cần.
Vì mỗi module là một tệp thay vì một buổi học phải xếp lịch, một phần của bộ nội dung có thể đi kèm hồ sơ offer: nhân viên mới sẽ gặp ai, doanh nghiệp vận hành ra sao, cần mang theo gì, và tài khoản nào IT tạo sẵn so với tài khoản nào họ tự yêu cầu. Nếu các bước thiết lập thay đổi, bạn chỉ cần tạo lại đúng module đó. Buổi sáng đầu tiên không còn là “nhồi” thông tin, mà bắt đầu bằng chào hỏi và công việc thực tế.
Onboarding cho 1 người cũng hiệu quả như cho cả nhóm
Buổi định hướng trực tiếp được xây quanh một căn phòng. Khi 6 hoặc 8 người cùng bắt đầu, buổi này chạy “đúng bài”: lãnh đạo ghé qua, có người hướng dẫn cổng phúc lợi, câu hỏi được trả lời ngay tại chỗ. Nhưng khi chỉ 1 người bắt đầu vào một tuần lệch chu kỳ, HR nhìn lịch, thấy không hợp lý để tổ chức một buổi đầy đủ cho 1 người, rồi gửi thay bằng một thư mục link. Tuần đầu của nhân viên đó trở thành phiên bản rút gọn.
Một bộ video được sản xuất bài bản sẽ xóa bỏ bài toán “tính toán số người”. Cùng một bộ module dùng cho 8 người bắt đầu cùng tuần, và cho 1 người tham gia sau đó 6 tuần — bất kể họ mở xem vào giờ nào — không cần xếp lịch buổi học và cũng không cần “đủ số người” để hợp lý hóa việc tổ chức. Việc bắt đầu lệch chu kỳ không còn là vấn đề lịch trình, và quản lý có thể cho một người vào làm giữa quý mà không phải nhờ HR chạy chương trình chỉ cho 1 người. Các phiên bản lồng tiếng của những module đã được duyệt cũng theo nguyên tắc đó.
Người dùng yêu thích VisionStory
Khám phá lý do tại sao các nhà sáng tạo nội dung và marketer tin tưởng VisionStory cho nhu cầu video AI của họ. Từ các tính năng mạnh mẽ đến trải nghiệm người dùng dễ dàng, cộng đồng của chúng tôi không ngừng khen ngợi kết quả đạt được với VisionStory.