ซอฟต์แวร์วิดีโอฝึกอบรมสำหรับทีม L&D: ใส่อะไรเข้าไป และใครเป็นคนอนุมัติ

เริ่มจาก “งาน” ไม่ใช่ลิสต์ฟีเจอร์ มีผลิตภัณฑ์ 4 ประเภทที่ถูกขายในชื่อเครื่องมือทำวิดีโอฝึกอบรม: เครื่องอัดหน้าจอที่บันทึกสิ่งที่คุณทำบนหน้าจอ, โปรแกรมตัดต่อที่เอาฟุตเทจที่มีคนถ่ายไว้มาประกอบ, คลังบทเรียนสำเร็จรูปแบบสมัครสมาชิกสำหรับหัวข้อทั่วไป และเวิร์กโฟลว์ที่สร้างโมดูลแบบมีผู้บรรยาย/พรีเซนเตอร์จากเอกสารที่คุณมีอยู่แล้ว 3 แบบแรกคุ้มเมื่อหัวข้อเป็นเรื่องทั่วไปหรือมีฟุตเทจอยู่แล้ว ส่วนแบบที่ 4 จะคุ้มเมื่อเนื้อหามีอยู่แค่ในไดรฟ์ขององค์กรคุณเท่านั้น และจะล้าทันทีที่กระบวนการ เครื่องมือ หรือกฎมีการเปลี่ยนแปลง เมื่อเลือกหมวดได้แล้ว ให้แยกตามงาน: แหล่งข้อมูล ผู้ตรวจทาน และจังหวะการอัปเดตต่างกันมากใน 5 เวิร์กโฟลว์ด้านล่าง มากกว่าที่การเทียบฟีเจอร์จะบอกได้

ความต่างหลักมี 3 อย่าง: ใครเป็นคนดู, ใครต้องอนุมัติถ้อยคำ, และภายหลังต้องมีหลักฐานไหมว่า “มีคนดูวิดีโอแล้ว” Employee Learning and Development ใช้กับคนที่ทำงานนั้นอยู่แล้ว โดยมีผู้เชี่ยวชาญด้านเนื้อหารับรองความถูกต้อง Employee Onboarding ใช้กับพนักงานช่วงสัปดาห์แรก ๆ โดย HR เป็นเจ้าของลำดับเนื้อหา Compliance และ Policy Training ใช้กับทุกคนที่กฎนั้นมีผลบังคับใช้ โดยถ้อยคำแบบเป๊ะ ๆ ต้องมาจากฝ่ายกฎหมาย และต้องพิสูจน์การเรียนจบได้ในภายหลัง Technical และ SOP Videos ใช้กับคนที่ต้องทำตามขั้นตอน โดยเจ้าของกระบวนการยืนยันว่าโมดูลตรงกับเวอร์ชันที่ใช้อยู่จริง Internal Communications และ Change ใช้กับพนักงานที่ต้องรับสาร “ภายในสัปดาห์นี้” และจะปล่อยได้ก็ต่อเมื่อผู้นำที่ระบุชื่อและเจ้าของงานสื่อสารเห็นตรงกันว่า “พร้อมแล้ว” ถ้าสองแบบดูคล้ายกัน ให้ถามก่อนว่าใครเป็นคนดู ไม่ใช่ถามว่าเนื้อหาเกี่ยวกับอะไร แล้วให้ความต้องการเรื่องหลักฐานการเรียนจบเป็นตัวตัดสินที่เหลือ

ไม่ใช่ และนี่คือความเข้าใจผิดที่พบบ่อยที่สุดของหน้านี้ LMS คือระบบบันทึกหลัก (system of record): โฮสต์คอร์ส จัดกลุ่มผู้เรียน ทำแบบทดสอบ รองรับ SCORM และเก็บประวัติการเรียนจบที่วันหนึ่งจะต้องมีคนขอเอาไปใช้งาน VisionStory ไม่ได้ทำสิ่งเหล่านั้น มันอยู่ “ก่อนหน้า” นั้นหนึ่งขั้น—ในส่วนที่หลายทีมปัจจุบันต้องแก้ด้วยเอเจนซี่ กล้อง หรือให้คนที่เขินกล้องน้อยที่สุดมาพูด—แล้วส่งมอบตัววิดีโอพร้อมเวอร์ชันภาษาต่าง ๆ กลับมา ใช้ LMS/พอร์ทัล/อินทราเน็ตที่คุณมีอยู่แล้วต่อไป และมอง 5 เวิร์กโฟลว์นี้เป็นสายการผลิตที่ป้อนคอนเทนต์ให้ระบบนั้น หน้าของแต่ละสถานการณ์จะระบุชัดว่ามัน “หยุดก่อนถึง” ระบบไหน เพื่อให้เส้นแบ่งไม่กลายเป็นเซอร์ไพรส์ตอนท้าย

มีเหมือนกัน 3 อย่าง ทุกเวิร์กโฟลว์เริ่มจากสิ่งที่องค์กรคุณ “เขียนและอนุมัติแล้ว” เช่น สไลด์คอร์ส หน้าคู่มือ PDF นโยบาย ใบงาน/คำสั่งงาน หรือเมโมจากผู้บริหารของสัปดาห์นี้ ดังนั้นร่างแรกจึงเป็นงาน “แก้ไข” มากกว่างาน “เขียนใหม่” ทุกเวิร์กโฟลว์จบด้วย “คนที่มีชื่อ” ไม่ใช่ระบบ เป็นผู้ตัดสินว่าวิดีโอนี้พร้อมส่งหรือยัง และมาสเตอร์ที่อนุมัติแล้วทุกชิ้นสามารถออกเวอร์ชันใหม่ได้ใน 88 ภาษา พร้อมตัวเลือกเสียงมากกว่า 1,000 เสียง ทำให้เวอร์ชันที่ส่งถึงพนักงานที่อ่านคนละภาษา ได้รับการอนุมัติแบบเดียวกับมาสเตอร์ทุกประการ

ไม่จำเป็นต้องถ่ายทำในกองถ่ายเลย 4 ใน 5 เวิร์กโฟลว์สร้างพรีเซนเตอร์ คำบรรยายเสียง และคำบรรยายภาพจากเนื้อหาที่เขียนไว้ ดังนั้นไม่ต้องจ้างทีม ไม่ต้องจองสตูดิโอ และไม่ต้องกันเวลาในปฏิทินของใครไว้ทั้งวัน Technical และ SOP Videos เป็นข้อยกเว้นโดยตั้งใจ: คลิปอัดหน้าจอหรือคลิปหน้างานมาจากทีมของคุณเอง เพราะบัตรผ่านและล็อกอินที่ใช้ในการบันทึกเป็นของคุณ ไม่ใช่ของผู้ให้บริการ ส่วนสื่อสารภายในสามารถนำภาพหน้าและเสียงของผู้นำมาใช้ซ้ำได้ และออนบอร์ดสามารถใช้เสียงของผู้นำซ้ำในโมดูลต้อนรับได้ ทั้งสองแบบสร้างจากการบันทึกครั้งเดียวที่ผู้มีอำนาจอนุญาตให้ใช้ภายใน แทนการนัดถ่ายใหม่ทุกข้อความ